Assistant(e) ingénieur (H/F)

 
Published
WorkplaceParis, Ile-de-France, France
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Position
Centre National de la Recherche Scientifique

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Date Limite Candidature : vendredi 4 février 2022

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Informations générales

Référence : FR636-EVEMAG-070
Lieu de travail : PARIS 05
Date de publication : vendredi 14 janvier 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d’embauche prévue : 1 mars 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 2005 ¤ à 2365 ¤ brut selon expérience
Niveau d’études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

- Assister le directeur de l’unité, les deux Directeurs adjoints dans l’organisation de l’emploi du temps et des réunions,
- Assister la cheffe de projet de l’École Universitaire de Recherche (EUR) dans l’organisation des réunions et le suivi du projet.

Activités

- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction
- Assurer le suivi et la gestion du courrier papier et électronique (envoi, enregistrement, ventilation, suivi des échanges, classement et archivage)
- Préparer les dossiers pour la Direction et en assurer le suivi
- Assurer le suivi des dossiers signalés ou suivis par la Direction
- Tenir à jour les agendas, gérer les prises de rendez-vous, organiser les réunions de la direction
- Aider à l’organisation de séminaires et d’événements en lien avec l’équipe de communication et l’agent en charge de la logistique
- Assurer la diffusion et la circulation de l’information auprès des personnes concernées
- Rédaction des comptes rendus de réunions et des relevés de décision, éventuellement en anglais
- Mise en forme de rapports
- Participer à la coordination et le suivi de projet
- Participer à la conception et la mise en place d’outils d’aide à la décision, notamment pour le suivi et le traitements des sujets dans les différentes instances de l’IPSL
- Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs

Compétences

Compétences requises :
- Connaissances des missions, l’organisation et le fonctionnement du CNRS, des EPST et EPSCP
- Techniques de secrétariat
- Techniques rédactionnelles et orthographe
- Techniques d’élaboration de documents
- Techniques de communication
- Maîtrise des outils collaboratifs et bureautiques courants
- Prise de notes, restitution, synthèse et transmission de l’information orale et écrite
- Organisation de réunions et d’évènements collaboratifs
- Bonne pratique de l’anglais à l’oral et à l’écrit (savoir prendre des notes pour les CR de réunions)-Niveau B2 requis

Savoir faire :
- Savoir hiérarchiser et prioriser les courriers, appels téléphoniques et sollicitations diverses
- Anticiper, respecter les délais et prendre des initiatives
- Savoir rendre compte
- Capacité d’adaptation
- Qualités rédactionnelles
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
- Appliquer les règles financières
- Culture internet

Savoir être :
- Sens de l’organisation et des priorités
- Rigueur / Fiabilité et réactivité
- Autonomie
- Disponibilité
- Sens relationnel
- Être attentif à son environnement professionnel

Contexte de travail

L’IPSL (Institut Pierre-Simon Laplace) est une Fédération de Recherche du CNRS qui regroupe 8 laboratoires de la Région Parisienne impliqués dans la recherche sur le changement climatique et deux équipes associées. Son effectif propre est de l’ordre de 40 ingénieurs et techniciens et l’ensemble du laboratoire regroupe environ 1400 agents. L’administration de l’Institut est implantée sur deux sites : Guyancourt (site de l’Université de Versailles Saint Quentin en Yvelines) et Paris (Sorbonne Université).
L’assistant(e) de direction sera placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de l’Unité de l’Institut Pierre Simon Laplace.
Il/elle sera amené(e) à collaborer avec l’équipe de direction, de la communication, de la logistique et la cheffe de projet de l’EUR, en lien avec l’équipe administrative basée sur le site de Guyancourt Le poste est situé dans les locaux de l’IPSL sur le site Pierre et Marie Curie à Paris (Sorbonne Université).
Contrat de 1 an, renouvelable.
In your application, please refer to myScience.fr and reference JobID 30086.