Assistant de direction à l’Institut de physique (H/F)

 
Published
WorkplaceParis, Ile-de-France, France
Category
Position
Centre National de la Recherche Scientifique

Date Limite Candidature : mercredi 19 avril 2023

Informations générales

Intitulé de l’offre : Assistant de direction à l’Institut de physique (H/F)
Référence : INS1610-ISAPOU-003
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : mercredi 29 mars 2023
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 7 mois
Date d’embauche prévue : 15 mai 2023
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 2107 à 2361 ¤ bruts mensuels en fonction de l’expérience acquise
Niveau d’études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion administrative

Missions

L’assistant.e de direction contribue à l’organisation des activités de la direction de l’Institut de physique (INP). Il ou elle coordonne les relations entre les différents interlocuteurs et la direction de l’INP en assurant la gestion des agendas, l’organisation de réunions ainsi que le suivi de certains dossiers.

Activités

- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de l’Institut
  • Gérer le courrier, les agendas, la messagerie (suivi de boites génériques, listes de diffusion, classement)
  • Constituer les dossiers préparatoires aux réunions, participer à certaines d’entre elles, en rédiger les comptes rendus
  • Organiser les déplacements professionnels en France et à l’étranger (logistique et actes de gestion)
  • Coordonner ou contribuer à l’organisation logistique (programmation, réservation, devis...), sur site, en visioconférence, des réunions régulières et des réunions à forts enjeux pour la direction et pour l’Institut (directions d’unités, colloques, séminaires...), en lien avec la direction et le pôle communication
  • Participer à l’instruction ou au suivi de dossiers complexes et/ou confidentiels confiés par la direction - Rédiger des courriers, documents, supports de présentation, rapports et notes de synthèse - Participer à l’actualisation des outils numériques de l’Institut (CORE, intranet) - Réaliser/alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratifs - Proposer et concevoir des outils de gestion administrative pour une aide au pilotage.
  • Assurer la circulation des informations : en interne, avec les unités de l’Institut, les directions du CNRS, les partenaires extérieurs et assurer le suivi des décisions
  • Suivre l’évolution technique et réglementaire du domaine de gestion
  • Organiser le classement et l’archivage des documents
  • Participer à la rédaction de processus d’organisation en s’inscrivant dans la démarche d’amélioration continue de l’INP.

Compétences

- Connaissance approfondie des techniques de secrétariat et des règles de gestion administrative - Connaissance de l’organisation et du fonctionnement du CNRS et de l’enseignement supérieur et de la recherche publique - Connaissance générale budgétaire - Connaissance des techniques de communication et d’élaboration de documents.
  • Connaissance de l’environnement et réseaux professionnels
  • Maîtriser les techniques de management/conduite de projet
  • Maîtriser les outils de gestion administrative et de communication
  • Appliquer les règles et procédures administratives notamment liées aux missions
  • Anglais : niv.B1 (selon le cadre européen commun de référence pour les langues)
  • Savoir rédiger des courriers et documents, renseigner des tableaux de bord
  • Savoir planifier les activités et les échéances, gérer les priorités et les urgences
  • Savoir organiser le classement et la conservation des documents
  • Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PPT)
  • Savoir travailler en équipe : partager les pratiques, relayer l’information, rendre compte, alerter, communiquer avec diplomatie
  • Savoir faire preuve de réactivité, rigueur, discernement, avoir le sens de l’organisation, être force de proposition
  • Savoir respecter la confidentialité
    - Avoir le sens du relationnel

Contexte de travail

L’Institut de Physique (INP) situé au Siège du CNRS (Paris 16e) est l’un des 10 instituts du CNRS. Il regroupe 112 structures de recherche avec également une présence à l’international. Ces structures rassemblent une communauté importante : 3500 chercheurs et enseignants chercheurs (dont 1200 CNRS), 1750 ingénieurs et techniciens (dont 1200 CNRS) et 1980 doctorants et post-doctorants. Les recherches de l’INP couvrent un vaste champ disciplinaire : les sciences de la matière, le rayonnement et toutes ses interactions avec la matière, ainsi que les lois fondamentales qui régissent le monde physique.

Sous la direction du Directeur d’Institut, l’équipe de l’INP compte 36 personnes (19 scientifiques, 17 administratifs).
L’équipe administrative, sous la direction de la directrice adjointe administrative, est composée de 7 pôles : affaires juridiques, assistants, communication, Europe/international, partenariat/innovation, ressources financières, ressources humaines et structures. L’assistant ou assistante en gestion administrative exerce son activité au sein d’un pôle de 4 assistants du directeur et des directeurs et directrices adjoints. Les assistants s’organisent pour assurer la continuité de service des secrétariats de l’Institut.

Informations complémentaires

CDD éventuellement renouvelable
Niveau d’études souhaité : Bac+2 (ex. BTS Assistant de manager/de direction)
Expérience souhaitée : junior ou confirmé sur un poste similaire
In your application, please refer to myScience.fr and reference JobID 37878.